Eén huisstijl
Logo, kleuren, diensten en disclaimer stel je één keer in. Elke kaart en elke handtekening volgt automatisch.
Voor teams en MKB
Iedereen dezelfde uitstraling. Jij houdt de regie.
Digitale visitekaartjes en Outlook-handtekeningen voor je hele team, centraal beheerd in jullie huisstijl. Nieuwe collega op maandag? Kaart en handtekening staan op maandag klaar.
- 14 dagen gratis
- € 4 per medewerker per maand
- Geen installatie nodig
Herkenbaar?
Waarom centraal beheerde visitekaartjes en handtekeningen?
In de meeste bedrijven maakt iedereen zijn eigen e-mailhandtekening. De een met het nieuwe logo, de ander met een oud telefoonnummer, een derde met een plaatje dat in Outlook als bijlage aankomt. Papieren kaartjes zijn na een functiewijziging achterhaald en kaartjes van oud-collega's blijven jaren in omloop.
Met Visitekaart.app komt alles uit één bron. Elke medewerker heeft één profiel, waaruit zowel de digitale kaart als de handtekening ontstaat. De huisstijl stel jij in, de medewerker vult alleen aan wat mag. Gaat iemand weg, dan is zijn kaart met één klik offline. Zo hoef je er na de inrichting nauwelijks meer naar om te kijken.
Beheer
Wat kun je als beheerder?
50 medewerkers in één upload
Upload een CSV of Excel-bestand. Kolommen worden herkend, fouten zie je per rij, vóór er iets wordt opgeslagen.
Velden vergrendelen
Functietitel, logo en disclaimer kun je op slot zetten. Medewerkers passen alleen aan wat jij toestaat.
Uitnodigen per mail
Medewerkers krijgen een uitnodiging en claimen hun kaart. Hun kaart kan al live staan voordat ze inloggen.
Uitdienst = kaart offline
Met één klik pauzeer of archiveer je een kaart. Geen oud-collega's meer met jullie logo bij klanten.
Rollen en rechten
Eigenaar, beheerder of medewerker. Alleen de eigenaar gaat over abonnement en betalingen.
Inrichten
Hoe richt je het in voor je team?
Drie stappen. Voor een team van 25 mensen ben je meestal binnen een uur klaar.
- 1Richt je huisstijl inUpload je logo, kies je kleuren en zet je disclaimer en diensten klaar. Ongeveer tien minuten.
- 2Voeg je team toeMet de hand of via een Excel- of CSV-bestand. Je ziet een voorbeeld met toevoegingen, wijzigingen en fouten.
- 3Publiceer en nodig uitPubliceer alle kaarten in één keer en stuur uitnodigingen. Medewerkers kopiëren hun handtekening en zijn klaar.
- Aan
- klant@voorbeeld.nl
- Onderwerp
- Fijn je gesproken te hebben
Hoi Sanne,
Dank voor het prettige gesprek van vanmiddag. Zoals beloofd stuur ik je de offerte voor vrijdag.
Met vriendelijke groet,
|
Privacy en veiligheid
Hoe zit het met privacy en veiligheid?
- Elke organisatie is strikt gescheiden; de server controleert bij elke actie organisatie, rol en recht.
- Data in de EU. Subverwerkers staan in de verwerkersovereenkomst.
- Per veld bepaal je wat publiek zichtbaar is. Kaarten staan standaard niet in Google.
- Concept-, gepauzeerde en gearchiveerde kaarten tonen geen persoonsgegevens.
- Digitaal visitekaartje en de AVG
Twijfel je nog?
Terechte vragen, eerlijke antwoorden
Dit zijn de bedenkingen die we het vaakst horen. Herken je er een?
“We hebben al Outlook-handtekeningen.”
Snap ik, en die werken waarschijnlijk prima. De vraag is of ze allemaal hetzelfde zijn. Meestal maakt iedereen zijn eigen variant, met een oud logo of een verkeerd nummer. Hier komt de handtekening uit hetzelfde profiel als het visitekaartje, in jullie huisstijl. Eén keer goed, voor iedereen.
Als je nu vijf willekeurige mails van collega's naast elkaar legt, zien die handtekeningen er dan hetzelfde uit?
“Ik heb geen tijd om dit voor het hele team in te richten.”
Begrijpelijk, je hebt al genoeg op je bord. Je zet één keer logo, kleuren en disclaimer klaar. Daarna upload je een Excel- of CSV-bestand met je medewerkers; 50 mensen gaan in één upload. Iedereen krijgt een uitnodiging en vult alleen nog aan wat jij toelaat.
Heb je een lijst van je medewerkers met naam, functie en telefoonnummer? Dan ben je al voor de helft klaar.
“Wat als iemand uit dienst gaat?”
Goede vraag, daar gaat het bij papier vaak mis. Je zet de kaart met één klik op pauze of archief. Vanaf dat moment toont de link geen persoonsgegevens meer en wordt er niet doorverwezen naar een collega. Papieren kaartjes kun je niet terughalen; een digitale kaart wel.
Hoeveel kaartjes van oud-collega's zijn er nu nog bij klanten in omloop?
“Is dit wel AVG-proof?”
Fijn dat je daar meteen aan denkt. Data staat in de EU, publieke kaarten worden standaard niet geïndexeerd door zoekmachines en jij bepaalt per veld wat publiek zichtbaar is. Er is een verwerkersovereenkomst en een overzicht van subverwerkers.
Welke gegevens wil jij standaard wél en níet op de kaart van een medewerker zien?
Vragen
Veelgestelde vragen over teambeheer
Meer dan 250 medewerkers? Neem contact op
Kan ik medewerkers in één keer toevoegen?
Ja. Je downloadt een sjabloon, vult het in Excel en uploadt het als CSV of XLSX. Je ziet vooraf welke rijen worden toegevoegd, bijgewerkt of overgeslagen en waarom. Na de import krijg je een overzicht en een downloadbaar foutenrapport.
Kunnen medewerkers hun eigen kaart aanpassen?
Binnen de grenzen die jij stelt. Als beheerder vergrendel je velden zoals functietitel, logo en disclaimer. Medewerkers kunnen dan alleen hun eigen foto, bio of mobiele nummer aanpassen, als jij dat toestaat.
Wat gebeurt er met de kaart als iemand uit dienst gaat?
Je zet de kaart op pauze of archiveert hem. De link toont dan geen persoonsgegevens meer en verwijst niet door naar een collega. Een gearchiveerde kaart kan een beheerder later herstellen.
Wat is het verschil tussen een eigenaar en een beheerder?
De eigenaar regelt alles, inclusief abonnement en betalingen. Een beheerder beheert medewerkers, huisstijl en kaarten, maar kan het abonnement niet wijzigen. Medewerkers zien en delen alleen hun eigen kaart en handtekening.
Zet je team deze week in één huisstijl.
Start gratis, richt je huisstijl in en importeer je medewerkers. Pas als het staat, kies je een abonnement.
- 14 dagen gratis
- Geen creditcard nodig
- Maandelijks opzegbaar