Digitaal visitekaartje en de AVG

Mag je contactgegevens van medewerkers online zetten?

Ja, zakelijke contactgegevens mag je delen als dat past bij de functie van de medewerker. Een accountmanager, verkoper of adviseur heeft klantcontact als kern van zijn werk; zijn zakelijke telefoonnummer en e-mailadres op een kaart zetten ligt dan voor de hand. Voor medewerkers zonder extern contact is dat minder vanzelfsprekend. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt dat je per gegeven nadenkt of het nodig is, en dat je medewerkers vooraf vertelt wat er openbaar wordt.

Op welke grondslag publiceer je zakelijke contactgegevens?

Voor zakelijke contactgegevens wordt meestal het gerechtvaardigd belang van de werkgever gebruikt, soms in combinatie met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Leg in je privacybeleid of personeelsreglement vast waarom je de gegevens deelt en welke gegevens dat zijn. Privénummers of een privéadres horen er niet op, tenzij de medewerker dat zelf wil.

Mag je een foto van een medewerker gebruiken?

Een foto is een persoonsgegeven en mensen zijn er vaak gevoeliger voor dan voor een telefoonnummer. Vraag daarom bij voorkeur toestemming en maak de foto optioneel. Bij Visitekaart.app kan een medewerker, als de beheerder dat toestaat, zelf een foto toevoegen of weglaten. Zonder foto toont de kaart de initialen.

Zichtbaarheid per veld en indexering

• Per veld instellen. De organisatie bepaalt welke velden publiek zichtbaar zijn en welke medewerkers zelf mogen wijzigen.
• Standaard niet in Google. Kaarten krijgen een noindex-instelling. Wie een kaart wil laten vinden, zet indexering bewust aan.
• Concepten zijn privé. Een kaart die nog niet is gepubliceerd, toont via de publieke link geen enkel gegeven.
• EU-opslag. De database draait in de EU; subverwerkers staan in de verwerkersovereenkomst.

Wat doe je als een medewerker uit dienst gaat?

Zet de kaart op pauze of archiveer hem op de laatste werkdag. De publieke link toont dan geen persoonsgegevens meer en verwijst niet door naar een collega; de oude QR-code leidt dus nergens meer naar een persoon. Een kaart-ID wordt nooit opnieuw uitgegeven. Verwijder het profiel definitief zodra je de gegevens niet meer nodig hebt, volgens de bewaartermijn die je hebt afgesproken.

Checklist

1. Bepaal per functie welke gegevens publiek mogen.
2. Informeer medewerkers vooraf, bijvoorbeeld in de uitnodigingsmail.
3. Maak de foto optioneel.
4. Laat indexering uit, tenzij er een reden is om gevonden te worden.
5. Sluit een verwerkersovereenkomst af.
6. Neem ‘kaart pauzeren’ op in je uitdienstprocedure.