Kort antwoord
In een zakelijke e-mailhandtekening horen je naam, functie, bedrijfsnaam en één of twee contactroutes, zoals telefoon en website. Een logo en een link naar je digitale visitekaartje zijn nuttige aanvullingen. Houd het kort: vier tot zes regels is genoeg.
Wat hoort er altijd in een zakelijke e-mailhandtekening?
- Je naam, zoals je wilt dat mensen je aanspreken.
- Je functie, zodat de ontvanger weet waarvoor hij bij jou terechtkan.
- Je bedrijfsnaam.
- Een telefoonnummer, bij voorkeur het nummer waarop je echt bereikbaar bent.
- Je website.
Je e-mailadres hoeft er niet per se in: dat staat al in het bericht. Bij doorgestuurde mails is het wel handig.
Wat is optioneel, maar vaak nuttig?
- Een logo, mits via een link geladen en niet hoger dan ongeveer 40 tot 60 pixels.
- Een link naar je digitale visitekaartje, zodat de ontvanger je gegevens met één tik opslaat.
- Eén opvallende link, bijvoorbeeld naar je agenda of een actuele actie.
- Een korte disclaimer in kleine letters, als je organisatie die voorschrijft.
Wat laat je beter weg?
- Inspirerende quotes en grote banners: ze leiden af en maken antwoorden lang.
- Meer dan drie social-media-iconen.
- Afbeeldingen als bijlage of base64-code: die zorgen voor paperclips en blokkades.
- Je volledige adres als je geen bezoekadres hebt.
Welke wettelijke vermeldingen zijn er?
Voor ondernemingen die in het Handelsregister staan, schrijft het Handelsregisterbesluit 2008 voor dat het KVK-nummer op zakelijke correspondentie staat, en volgens de KVK geldt dat ook voor e-mail. Controleer de actuele regels op de website van de KVK. Een btw-identificatienummer is op facturen verplicht, niet in elke e-mail. Een disclaimer onder je mail is in Nederland niet wettelijk verplicht en heeft juridisch beperkte waarde; veel organisaties gebruiken hem toch als afspraak of uit gewoonte. Dit is geen juridisch advies.
Hoe houd je handtekeningen gelijk voor een heel team?
Een uniforme handtekening voor een team houd je het makkelijkst gelijk door hem uit één bron te genereren. Bij Visitekaart.app stelt een beheerder de opmaak, het logo en de disclaimer centraal in. Elke medewerker krijgt een handtekening met zijn eigen gegevens uit zijn profiel en kopieert die met één knop naar Outlook. Zo ziet een mail van de directeur er hetzelfde uit als die van de nieuwe stagiair. Meer over die afweging lees je in handmatige vs centraal beheerde handtekeningen.